Zásady ochrany osobných údajov

IDENTIFIKÁCIA SPRÁVCU OSOBNÝCH ÚDAJOV

Francúzsko-slovenská obchodná komora (FSOK)

Klariská 328/14,

81103 Bratislava

Slovaquie

IČO: 30809045

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa vašich osobných údajov a ich ochrany, kontaktujte nás na fsok(@)fsok.sk.

 

podľa čl. 13-14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) („GDPR”)

 

DOTKNUTÉ OSOBY

Táto informácia o spracúvaní osobných údajov je určená fyzickým osobám, ktorými sú:

• fyzické osoby členovia komory (vrátane potenciálnych a bývalých), priatelia komory, zmluvní partneri FSOK
• oprávnení zástupcovia a kontaktné osoby členov komory (vrátane potenciálnych a bývalých), priateľov komory a zmluvných partnerov FSOK, ktorí sú právnickými osobami
• členovia orgánov FSOK
• účastníci podujatí
• oprávnení zástupcovia/kontaktné osoby/zamestnanci spoluorganizátorov a sponzorov podujatí, partnerov FSOK a iných právnických osôb
• osoby podieľajúce sa na plnení zmlúv
• uchádzači o zamestnanie
• odosielatelia a adresáti korešpondencie
• iné fyzické osoby, ktoré majú priamy alebo nepriamy vzťah so FSOK a ktorých osobné údaje FSOK spracúva.

 

ÚČELY

Osobné údaje vyššie uvedených dotknutých osôb spracúva FSOK na účely:

1. Členstvo v komore
2. Hlavná činnosť komory v zmysle jej stanov
3. Propagácia činnosti komory (marketingové účely)
4. Zmluvné (obchodné) vzťahy
5. Návštevnícky účet na webovom sídle FSOK
6. Zdieľanie údajov v rámci skupiny
7. Agenda riadenia
8. Vedenie účtovnej agendy
9. Správa registratúry a archív
10. Výberové konanie na interných zamestnancov
11. Uchovávanie žiadostí o prijatie do zamestnania po ukončení výberového konania.

Podrobnosti spracúvania vo vzťahu k jednotlivým účelom sú uvedené ďalej.

 

PREVÁDZKOVATEĽ A KONTAKTNÉ ÚDAJE

 

Osobné údaje dotknutých osôb spracúvajú spoloční prevádzkovatelia, ktorými sú:

 

• Francúzsko-slovenská obchodná komora, so sídlom Klariská 14, 811 03 Bratislava, IČO: 30809045, zapísaná v Registri mimovládnych neziskových organizácií vedeným Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky, reg. č.: 203/2-94/01365
• FSOK - SLUŽBY, s.r.o., so sídlom Klariská 14, 811 03 Bratislava,  IČO: 35 931 477, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č.: 35728/B

 

(ďalej spolu ako „Prevádzkovateľ“ alebo „FSOK“ alebo „my“)

 

V súvislosti s otázkami, dotazmi a žiadosťami o uplatnenie práv týkajúcich sa spracúvania osobných údajov môžu dotknuté osoby kontaktovať FSOK na spoločné kontaktné miesto:

• poštou: Francúzsko-slovenská obchodná komora, Klariská 14, 811 03 Bratislava, Slovenská republika
• e-mailom: fsok(@)fsok.sk  

DOHODA SPOLOČNÝCH PREVÁDZKOVATEĽOV

Spoloční prevádzkovatelia v súvislosti so spracúvaním osobných údajov na vyššie uvedené účely, uzatvorili dohodu spoločných prevádzkovateľov v zmysle čl. 26 Nariadenia GDPR, ktorej predmetom je ich dohoda o postupoch ohľadom spracúvania osobných údajov. Dohoda spoločných prevádzkovateľov je uzatvorená na dobu neurčitú.

 

Spoloční prevádzkovatelia sa dohodli, že budú používať jednotné informácie o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 13 a čl. 14 GDPR vo forme týchto Zásad o ochrane osobných údajov, ktoré sú zverejnené na webovej stránke www.fsok.sk. Každý z nich je však povinný pri získavaní osobných údajov poskytnúť dotknutej osobe informácie o podľa čl. 13 GDPR, ktoré sa týkajú spracúvania jej osobných údajov odkazom na tieto zásady alebo iným vhodným spôsobom.

 

Spoloční prevádzkovatelia sa zaviazali dbať na zabezpečenie ochrany osobných údajov a poskytovať si náležitú súčinnosť pri riešení žiadostí dotknutých osôb a bezpečnostných incidentov.

 

Bez ohľadu na dohodu spoločných prevádzkovateľov môže dotknutá osoba uplatniť svoje práva u každého zo spoločných prevádzkovateľov a voči každému zo spoločných prevádzkovateľov. Pre účely komunikácie s dotknutými osobami sa spoloční prevádzkovatelia dohodli na spoločnom kontaktnom mieste uvedenom vyššie.

PREČO SPRACÚVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Vaše osobné údaje spracúvame v súvislosti s vlastnou činnosťou FSOK a činnosťou komory v zmysle Stanov FSOK, s tým súvisiacimi propagačnými aktivitami, na interné účely a plnenie zákonných povinností. Spracúvanie osobných údajov sa vykonáva na právnom základe príslušnom v závislosti od konkrétneho účelu spracúvania a po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania; po dosiahnutí účelu sa osobné údaje spracúvajú len na účely plnenia povinností podľa zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov v lehotách určených registratúrnym plánom a za prijatia primeraných záruk pre Vaše práva ako dotknutej osoby.

K ochrane osobných údajov pristupujeme zodpovedne a osobné údaje spracúvame v súlade s GDPR a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov.

AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE O VÁS SPRACÚVAME?

Na účely uvedené nižšie spracúvame bežné osobné údaje, t.j. štandardnú kategóriu Vašich osobných údajov – v závislosti od účelu spracúvania to môžu byť identifikačné a kontaktné údaje, fotografie a videá, prípadne iné údaje nevyhnutné na dosiahnutie účelu; pokiaľ ste zamestnancom právnickej osoby, s ktorou spolupracujeme, môžeme spracúvať Vaše osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, osobné alebo zamestnanecké číslo, organizačný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa.

Rodné číslo spracúvame iba v prípade, ak nám to ukladá zákon. Nespracúvame osobitné kategórie Vašich osobných údajov podľa čl. 9 ods. 1 GDPR ani osobné údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky podľa čl. 10 GDPR.

Z AKÝCH ZDROJOV ZÍSKAVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Osobné údaje získavame priamo od Vás, od spoločnosti, ktorú reprezentujete alebo pre ktorú pracujete, alebo od inej osoby (napr. od osoby ktorá Vás prihlási na nami organizované podujatie), prípadne z verejných zdrojov, pokiaľ sú Vaše identifikačné a kontaktné údaje zverejnené (napr. v obchodnom registri, živnostenskom registri, na webových stránkach).

 

ÚČELY, PRÁVNE ZÁKLADY A SPÔSOBY SPRACÚVANIA

A) Členstvo v komore

Pokiaľ ste alebo máte záujem sa stať členom komory, alebo ste oprávneným zástupcom/kontaktnou osobou člena (potenciálneho člena) spracúvame Vaše osobné údaje pre potreby registrácie, vedenia evidencie členov, komunikácie s členmi v súvislosti s členstvom, zriadenia členského účtu na webovej stránke FSOK (používanie účtu zo strany dotknutých osôb je dobrovoľné) a zverejnenie údajov členov a ich oprávnených zástupcov/kontaktných osôb na webovej stránke FSOK (verejný on-line zoznam / členská zóna).

Právnym základom takého spracúvania je

• plnenie zmluvy a vykonania opatrení pred potenciálnym uzavretím zmluvy (predzmluvné vzťahy) (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), pokiaľ ste priamo zmluvnou stranou alebo
• náš oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), pokiaľ ste oprávneným zástupcom/kontaktnou osobou člena (potenciálneho člena); oprávneným záujmom je výkon činnosti obchodnej komory, pre ktorú je nevyhnutné spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb. V prípade spracúvania Vašich osobných údajov na právnom základe nášho oprávneného záujmu, máte právo kedykoľvek voči takému spracúvaniu namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie. Ak v takom prípade nebudeme mať presvedčivý legitímny dôvod na spracúvanie, osobné údaje ďalej spracúvať nebudeme.
• údaje členov – fyzických osôb a oprávnených zástupcov/kontaktných osôb členov právnických osôb zverejňované na webovej stránke FSOK (verejný on-line zoznam / členská zóna) sú spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby, ktorý môže byť daný aj konkludentne (napr. uvedeným osobných údajov vo svojom členskom účte).

 

Poskytnutie niektorých osobných údajov je na účely členstva nevyhnutné, inak nie je členstvo v komore možné. Poskytnutie osobných údajov na základe súhlasu je dobrovoľné a ich neposkytnutie alebo odvolanie súhlasu nemá žiadne negatívne dôsledky pre dotknutú osobu.

Osobné údaje spracúvame do skončenia členstva v komore, resp. do oprávnenej námietky alebo odvolania súhlasu a v zmysle registratúrneho plánu.

Osobné údaje poskytujeme materskej francúzskej komore CCI France International, 8-10 rue Pierre Brossolette, 92300 Levallois-Perret, Francúzsko. Ďalej ich môžeme poskytnúť členom komory, našim sprostredkovateľom podľa čl. 28 GDPR (napr. účtovníci), bankám vykonávajúcim platobné operácie; zoznam členov a ich kontaktné  osoby je prístupný na našej webovej stránke. Prístup k údajom môže mať poskytovateľ IT služieb.

 

B) Hlavná činnosť komory v zmysle jej stanov

Naša hlavná činnosť zahŕňa najmä

• organizáciu / spoluorganizáciu podujatí (pozvánky, registrácia, zoznam účastníkov, menovky, výsledková listina v prípade športových podujatí a pod.) a evidencia uskutočnených podujatí
• zasielanie informačných e-mailov / newslettrov, adresných pozvánok, legislatívneho monitoringu a pod.
• poskytovanie informácii a kontaktov členom komory (adresne, ako aj prostredníctvom webovej stránky FSOK)
• poskytovanie služieb členom komory
• informovanie o činnosti a organizácii komory na webovej stránke prevádzkovateľa a účtoch prevádzkovateľa na sociálnych sieťach
• iné aktivity uvedené v Stanovách komory a
• bežnú korešpondenciu.

 

Právny základ spracúvania je

• plnenie zmluvy a vykonania opatrení pred potenciálnym uzavretím zmluvy (predzmluvné vzťahy)  (čl.  6 ods. 1 písm. b) GDPR) v súvislosti s podujatiami a účastníkmi, ktorí sa na ne zaregistrovali a v súvislosti s aktivitami adresovanými členom komory, ktorý sú fyzické osoby;
• pri iných činnostiach a dotknutých osobách, ktorými sú oprávnení zástupcovia/kontaktné osoby členov komory, odosielatelia a adresáti korešpondencie a iné osoby je právnym základom oprávnený záujem komory (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) vykonávať činnosti obchodnej komory v súlade so Stanovami komory v prospech jej členov a tretích osôb a podpora záujmov jej členov a iných osôb. V prípade spracúvania Vašich osobných údajov na právnom základe nášho oprávneného záujmu, máte právo kedykoľvek voči takému spracúvaniu namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie. Ak v takom prípade nebudeme mať presvedčivý legitímny dôvod na spracúvanie, osobné údaje ďalej spracúvať nebudeme;
• v prípadoch, v ktorých nie je právny základ "oprávnený záujem" vhodný/dostatočný a neaplikuje sa ani iný právny základ, sporacúvame osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

 

Bez poskytnutia osobných údajov, ktoré nie sú založené na súhlase môže byť výkon činností obmedzený alebo môže byť dotknutej osobe zamedzený prístup k nim (napr. účasť na podujatí). Poskytnutie osobných údajov na základe súhlasu je dobrovoľné a ich neposkytnutie nemá žiadne negatívne dôsledky pre dotknutú osobu.

 

Osobné údaje spracúvame v lehotách v zmysle registratúrneho plánu, resp. do oprávnenej námietky, resp. odvolania súhlasu.

 

Osobné údaje poskytujeme našim sprostredkovateľm (napr. poskytovateľ systému pre zasielanie emailovej komunikácie - The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp), nezávislým poskytovateľom služieb,  spoluorganizátorom a partnerom podujatí, prevádzkovateľom sociálnych sietí, členom komory, bývalým členom a priateľom komory a ich oprávneným zástupcom a kontaktným osobám a verejnosti v rozsahu údajov verejne prístupných na webovej stránke FSOK a účtoch FSOK na sociálnych sieťach.

 

C) Propagácia činnosti komory (marketingové účely)

V rámci propagačných a marketingových aktivít vykonávame najmä

• zverejňovanie fotografií a videí z podujatí a informácii o podujatiach a ich účastníkoch na webovom sídle FSOK, na sociálnych sieťach a v newslettri
• marketingovú komunikáciu (napr. zasielanie emailových správ)
• tvorbu a poskytovanie propagačných materiálov a iné činnosti.

 

Právny základ spracúvania je

• oprávnený záujem komory (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), ktorým je podpora aktivít a dobrého mena komory a budovania vzťahov s jej členmi, priateľmi a partnerskými organizáciami. Fotografie a videá z priebehu podujatí sa zverejňujú na webovej stránke FSOK a na sociálnych sieťach v záujme zviditeľnenia komory, propagácie činnosti komory, udržiavanie a podpory jej viditeľnosti a stálej prítomnosti v sociálnych médiách a na webovej stránke a tiež v záujme zaznamenávania histórie činnosti komory. V prípade spracúvania Vašich osobných údajov na právnom základe nášho oprávneného záujmu, máte právo kedykoľvek voči takému spracúvaniu namietať a osobné údaje ďalej spracúvať nebudeme;
• súhlas dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) sa na marketingové účely použije, ak je vzhľadom na okolnosti vhodnejší alebo výslovne potrebný (napr. zasielanie marketingových materiálov nečlenom/bývalým členom komory).

 

Bez poskytnutia osobných údajov, ktoré nie sú založené na súhlase môže byť výkon niektorých činností obmedzený (napr. zasielanie marketingových správ). Poskytnutie osobných údajov na základe súhlasu je dobrovoľné a ich neposkytnutie nemá žiadne negatívne dôsledky pre dotknutú osobu.

 

Osobné údaje spracúvame do skončenia účelu, t.j. vykonávanie činnosti komory, v rámci ktorej sa vykonáva marketing, budovanie povedomia o komore a udržiavanie a podpora jej dobrého mena na verejnosti, nakoľko tieto aktivity slúžia trvalému cieľu činnosti FSOK a v lehotách v zmysle registratúrneho plánu. Osobné údaje sa prestanú spracúvať skôr v prípade oprávnenej námietky, resp. odvolania súhlasu.

 

Osobné údaje poskytujeme našim sprostredkovateľm (napr. poskytovateľ systému pre zasielanie emailovej komunikácie -The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp), spoluorganizátorom a sponzorom podujatí a partnerom FSOK, prevádzkovateľom sociálnych sietí, členom FSOK a ich oprávneníým zástupcom / kontaktným osobám, nezávislým poskytovatelia služieb a verejnosti vo vzťahu k údajom, ktoré sú publikované prostredníctvom webového sídla prevádzkovateľa a sociálnych sietí.

 

ÚČASŤ NA PODUJATIACH O KOMORY

Bližšie informácie o tom, ako spracúvame Vaše osobné údaje, vrátane fotografií a videí, pokiaľ sa zúčastníte podujatí komory, sú uvedené v osobitnom dokumente Zásady ochrany osobných údajov – podujatia

zverejnené na webovom sídle FSOK www.fsok.sk.

 

D) Zmluvné (obchodné) vzťahy

Pre účely uzatvorenia a plnenia zmlúv v rámci činností a prevádzkového chodu FSOK, evidencie kontaktných údajov zmluvných partnerov a ich oprávnených zástupcov / kontaktných osôb a iných osôb a obchodnej komunikácie, spracúvame osobné údaje našich zmluvných partnerov, ich oprávnených zástupcov/kontaktných osôb, osôb podieľajúcich sa na plnení zmlúv a iných osôb, ktorých sa zmluvný vzťah dotýka.

 

Právnym základom takého spracúvania je

• plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), pokiaľ ste priamo zmluvnou stranou alebo
• náš oprávnený záujem  (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), pokiaľ ste oprávneným zástupcom/kontaktnou osobou zmluvného partnera, osobou podieľajúcou sa na plnení zmlúv alebo iná fyzická osoba. Oprávneným záujmom je výkon našej činnosti, činnosti obchodnej komory v zmysle Stanov FSOK a zabezpečenie nášho vnútorného chodu a s tým súvisiace uzatváranie a plnenie zmlúv so zmluvnými (obchodnými) partnermi, obchodná komunikácia a rozvíjanie obchodných vzťahov a spolupráce. V prípade spracúvania Vašich osobných údajov na právnom základe nášho oprávneného záujmu, máte právo kedykoľvek voči takému spracúvaniu namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie. Ak v takom prípade nebudeme mať presvedčivý legitímny dôvod na spracúvanie, osobné údaje ďalej spracúvať nebudeme.

 

Poskytnutie osobných údajov je potrebné na uzavretie a plnenie zmlúv. Neposkytnutie Vašich osobných údajov môže mať za následok nemožnosť uzatvorenia a/alebo plnenia príslušnej zmluvy.

 

Osobné údaje spracúvame po dobu trvania zmluvného vzťahu a v zmysle registratúrneho plánu, resp. do oprávnenej námietky.

 

Osobné údaje môžeme poskytnúť našim sprostredkovateľom podľa čl. 28 GDPR (napr. účtovníci), bankám vykonávajúcim platobné operácie, nezávislým poskytovateľom služieb, ktorých využívame pri výkone našich činností (napr. daňoví a právni poradcovia).

 

E) Návštevnícky účet na webovom sídle FSOK

Na webovej stránke FSOK je možné si zriadiť bezplatný obmedzený návštevnícky účet, ktorý umožňuje prístup k rozšíreným informáciam o komore, registráciu na podujatia a zverejnenie životopisu užívateľa (zverejňuje sa len "slepý" životopis bez identifikačných údajov).

 

Právnym základom takého spracúvania je súhlas záujemcu o vytvorenie návštevníckeho účtu (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

 

Vytvorenie účtu a poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné a ich neposkytnutie nemá žiadne negatívne dôsledky pre dotknutú osobu.

 

Návštevnícky účet je aktívny do jeho zrušenia jeho užívateľom (odvolanie súhlasu). Osobné údaje poskytnuté v životopise sa spracúvajú do jeho výmazu užívateľom účtu.

 

Osobné údaje sa môžu poskytnúť verejnosti (v rozsahu údajov užívateľom zverejnených na webovej stránke FSOK, napr. ak sa záujemca rozhodne zverejniť svoj životopis). Prístup k údajom môže mať materská francúzska komora CCI France International,  8-10 rue Pierre Brossolette, 92300 Levallois-Perret, Francúzsko ako prevádzkovateľ webovej stránky FSOK. Iným súbjektom sa osobné údaje neposkytujú.

 

F) Zdieľanie údajov v rámci skupiny

Vaše osobné údaje zdieľame tiež v rámci skupiny FSOK, do ktorej patrí materská francúzska komora CCI France International,  8-10 rue Pierre Brossolette, 92300 Levallois-Perret, Francúzsko, Francúzsko-slovenská obchodná komora a FSOK – SLUŽBY s. r. o. Našim právnym základom na takéto poskytovanie je oprávnený záujem skupiny FSOK (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), konkrétne záujem vzájomne si poskytovať osobné údaje na vnútorné administratívne účely. V prípade spracúvania Vašich osobných údajov na právnom základe nášho oprávneného záujmu, máte právo kedykoľvek voči takému spracúvaniu namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie. Ak v takom prípade nebudeme mať presvedčivý legitímny dôvod na spracúvanie, osobné údaje ďalej spracúvať nebudeme.

 

Vaše údaje sa zdieľajú len v nevyhnutnom rozsahu, napr. materskej francúzskej komore CCI France International sa poskytujú len údaje o členoch FSOK a ich oprávnených zástupcoch/kontaktných osobách. Medzi Francúzsko-slovenskou obchodnou komorou a FSOK – SLUŽBY s. r. o. dochádza k zdieľaniu aj iných osobných údajov dotknutých osôb vymedzených v úvode týchto zásad vždy však iba v rozsahu, ktorý je pre konkrétne činnosti nevyhnutný.

 

Osobné údaje sa spracúvajú po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu a v zmysle registratúrneho plánu, resp. do oprávnenej námietky.

 

G) Agenda riadenia

V súvislosti s plnením zákonných povinností komory ako organizácie s medzinárodným prvkom, vedením zoznamu členov orgánov komory, organizácii zasadnutí orgánov komory, evidencie údajov a dokladov predkladaných do Registra mimovládnych neziskových organizácií a zverejnenia údajov členov orgánov komory na webovej stránke FSOK, spracúvame osobné údaje členov a bývalých členov orgánov komory a v prípade potreby iných osôb.

 

Právnym základom takého spracúvania je

 

• plnenie zákonných povinností čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, najmä v zmysle zákona č. 116/1985 Zb. o podmienkach činnosti organizácii s medzinárodným prvkom a zákona č. 346/2018 Z.z. o registri mimovládnych neziskových organizácií
• oprávnený záujem komory (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), ktorým je plnenie povinností v zmysle Stanov komory; tento právny základ sa aplikuje v prípade, kedy spracúvanie osobných údajov nie je explicitne predpísané právnym predpisom, ale je potrebné na úkony týkajúce sa riadenia vyplývajúce zo Stanov FSOK. V prípade spracúvania Vašich osobných údajov na právnom základe nášho oprávneného záujmu, máte právo kedykoľvek voči takému spracúvaniu namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie. Ak v takom prípade nebudeme mať presvedčivý legitímny dôvod na spracúvanie, osobné údaje ďalej spracúvať nebudeme;
• súhlas dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR), pokiaľ ide o zverejnenie fotografie členov orgánov komory na webovej stránke FSOK. Súhlas nám poskytujete tým, že nám na vyžiadanie poskytnete Vašu fotografiu na tento účel.

 

Neposkytnutie osobných údajov, ktoré sú zákonnou požiadavkou môže mať za následok nemožnosť dodržania povinností komory, a prípadne aj následné uloženie sankcií komore. Poskytnutie údajov na základe súhlasu je dobrovoľné a jeho neudelenie alebo odvolanie nemá pre Vás žiadne negatívne dôsledky.

 

Osobné údaje spracúvame po dobu v zmysle registratúrneho plánu, prípadne do oprávnenej námietky alebo odvolania súhlasu.

 

Osobné údaje sa môžu poskytnúť členom komory a členom orgánov komory, nezávislím poskytovateľom služieb (napr. právni poradcovia), Ministerstvu vnútra SR a verejnosti (v rozsahu údajov verejne prístupných na webovej stránke FSOK.

 

H) Vedenie účtovnej agendy

I) Správa registratúry a archív

 

Pre účely plnenia našich rôznych zákonných povinností (napr. evidencia a spracovanie účtovných dokladov, správa registratúry) spracúvame osobné údaje potrebné pre splnenie týchto povinností.

 

Právnym základom takého spracúvania je plnenie zákonných povinností (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR), najmä v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve; zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov; zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach.

 

Poskytnutie osobných údajov je zákonnou požiadavkou. Neposkytnutie Vašich osobných údajov môže mať za následok nemožnosť dodržania našich povinností a prípadne aj následné uloženie sankcií.

 

Osobné údaje spracúvame počas zákonných retenčných lehôt, resp. lehôt uvedených v registratúrnom pláne.

 

Osobné údaje môžeme poskytnúť našim sprostredkovateľom podľa čl. 28 GDPR (napr. účtovníci), nezávislým poskytovateľom služieb, ktorých využívame pri výkone našich činností (napr. daňoví a právni poradcovia), bankám vykonávajúcim platobné operácie, iným subjektom pri plnení našich zákonných povinností (štátne orgány v oblasti daní, štátne orgány v oblasti archívu).

 

J) Výberové konanie na interných zamestnancov

FSOK spracúva osobné údaje záujemcu, ktorý sa uchádza o prácu na účel jeho zaradenia do výberového konania a vykonanie pohovorov, a to na právnom základe predzmluvných vzťahov – vykonanie opatrení pred potenciálnym uzavretím zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).

 

Poskytnutie osobných údajov nie je povinné. Ak však dotknutá osoba odmietne poskytnúť osobné údaje nie je možná jej účasť vo výberovom konaní.

 

Osobné údaje záujemcov sú spracúvané počas trvania výberového konania a po dobu najviac 3 mesiacov od skončenia výberového konania pre prípad, že by sa pre pôvodne nevybratého záujemcu uvoľnila pracovná pozícia.

 

Osobné údaje nie sú poskytovné iným príjemcom.

 

K) Uchovávanie žiadostí o prijatie do zamestnania po ukončení výberového konania.

FSOK si môže vyžiadať súhlas s uchovaním osobných údajov (napr. životopisu) záujemcu o prácu vo svojej databáze. Ak záujemca udelí FSOK súhlas so spracúvaním osobných údajov na tento účel, budú jeho osobné údaje uchovávané v internej databáze záujemcov pre prípad jeho kontaktovania ohľadom práce v budúcnosti.

 

Právnym základom spracúvania je súhlas dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

 

Ak dotknutá osoba udelí súhlas s uchovávaním jej osobných údajov v internej databáze záujemcov, jej osobné údaje budú v databáze uchovávané po dobu najviac 1 roka od udelenia súhlasu.

 

Udelenie súhlasu je dobrovoľné a jeho neudelenie alebo odvolanie súhlasu nemá pre záujemcu žiadne negatívne dôsledky.

 

Osobné údaje nie sú poskytované iným príjemcom.

 

PRÍJEMCOVIA

 

Osobné údaje poskytujeme jednotlivým príjemcom výlučne v rozsahu potrebnom pre toho ktorého príjemcu. Ich bližšie vymedzenie je uvedené pri každom účele vyššie.

Prístup k údajom môže mať poskytovateľ IT servisných služieb.

 

PRENOS MIMO EÚ/EHP

 

Vaše osobné údaje nebudú prenášané do tretej krajiny ani medzinárodnej organizácie, okrem prípadu, kedy zverejňujeme údaje, fotografie a videá na sociálne siete LinkedIn, Facebook a Instagram (prenos do USA) a  emailového marketingu, na ktorý sa využíva sprostredkovateľ MailChimp (prenos do USA). Prenos sa uskutočňuje na základe štandardných zmluvných doložiek (bližšie informácie tu: LinkedIn, Mailchimp) a v prípade Facebook-u a Instagramu na základe EU-US Data Privacy Framework.

 

AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIE

 

Vaše osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie.

 

VAŠE PRÁVA

V súvislosti so spracúvaním osobných údajov máte nasledovné práva, ktoré u nás môžete uplatniť písomne alebo e-mailom na kontaktné údaje uvedené v čl. I týchto zásad:

 

• právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov (ak je právnym základom oprávnený záujem) – v prípade, ak podáte námietku proti spracúvaniu Vašich osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie a my nebudeme mať prevažujúci oprávnený dôvod na spracúvanie, Vaše osobné údaje nebudeme ďalej spracúvať;
• právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov (ak je právnym základom Váš súhlas) – súhlas môžete kedykoľvek odvolať; nemá to však vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Môžete tak urobiť písomne, e-mailom, prípadne telefonicky na vyššie uvedené kontaktné údaje prevádzkovateľa;
• právo požadovať prístup k svojim osobným údajom – máte právo požadovať informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame a vyžiadať si kópiu osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii. Osobné údaje Vám poskytneme vo väčšine prípadov v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak o poskytnutie týchto informácií požiadate elektronickými prostriedkami, poskytneme Vám ich v bežne používanej elektronickej podobe (pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia);
• právo na opravu osobných údajov – staráme sa o zabezpečenie presnosti, úplnosti a aktuálnosti informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Pokiaľ sa domnievate, že máme o Vás nesprávne alebo neúplné osobné údaje, máte právo požadovať od nás ich opravu príp. doplnenie;
• právo na vymazanie osobných údajov – v určitých prípadoch máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov (napríklad, ak Vaše osobné údaje už viac nie sú potrebné na účely, na ktoré sa spracúvali). Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť;
• právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov – v určitých prípadoch máte právo nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje (napríklad, keď sa domnievate, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nesprávne alebo keď si myslíte, že na účely spracúvania už Vaše osobné údaje nepotrebujeme);
• právo na prenosnosť svojich osobných údajov – máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Toto právo sa však vzťahuje len na prípady, ak Vaše osobné údaje spracúvame automatizovane (nie manuálne) a na právnom základe, ktorým je Váš súhlas alebo zmluva, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.

 

Pokiaľ sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov bolo v rozpore právnymi predpismi, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, t.j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, web: www.dataprotection.gov.sk.

 

ZMENY TÝCHTO ZÁSAD

Spôsob, akým potrebujeme spracúvať Vaše osobné údaje alebo účel, na aký ich potrebujeme, sa môže meniť. Z tohto dôvodu môže byť potrebné, aby sme tieto Zásady v budúcnosti jednostranne zmenili. V prípade zmeny týchto zásad podstatným spôsobom Vás budeme informovať.

 

Dátum poslednej aktualizácie: 6. 12. 2024